Eventi e fiere, le linee guida dell’Inail

Secondo l'Inail vi sono diverse procedure da seguire riguardo l'allestimento di stand e postazioni durante eventi e fiere.

Secondo l’Inail vi sono diverse procedure da seguire riguardo l’allestimento e il disallestimento di stand e postazioni durante eventi e fiere. Da settembre in poi, complice anche la ripresa, tali eventi riprenderanno anche in presenza, dopo il lungo periodo Covid che ha cancellato o traslato sull’online moltissimi di questi eventi.

Il settore dell’allestimento fieristico è caratterizzato da una complessa articolazione di processi, sequenze temporali e interazioni tra diversi soggetti giuridici che ha trovato un primo riscontro nella legislazione nazionale solo attraverso l’emanazione del Decreto interministeriale sulla sicurezza dei palchi e degli allestimenti fieristici del 22 luglio 2014 (cosiddetto “Decreto Palchi e fiere”).

Proprio in relazione alle difficoltà di questa articolazione di processi sono necessarie riflessioni e approfondimenti sui rischi per la salute e per la sicurezza di quanti operano in questi allestimenti. E per questo motivo torniamo a parlare di un documento, dal titolo “ Manifestazioni fieristiche. Linee di indirizzo per la gestione della Salute e Sicurezza sul lavoro”, prodotto dall’ Inail come risultato del Protocollo d’intesa tra Inail e Asal-Assoallestimenti, Cfi-Comitato fiere industria, Aefi-Associazione esposizione e fiere italiane.

Il documento che, ricordiamo, “non ha carattere prescrittivo e va adattato agli specifici processi organizzativi e gestionali dei diversi operatori del settore”, esamina, in particolare, “le attività escluse dal campo di applicazione del Titolo IV del d.lgs. 81/2008 ai sensi del Capo II “Manifestazioni fieristiche” del “Decreto Palchi e fiere”, che costituiscono parte rilevante delle lavorazioni svolte all’interno dei quartieri fieristici”.

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Le criticità operative nell’allestimento fieristico: gli aspetti di processo

Il documento opera un’interessante analisi delle condizioni e delle criticità operative più diffuse.

Si segnala che le “particolari esigenze” – come descritte all’articolo 7 del Capo II del “Decreto Palchi e fiere” – “si traducono in criticità operative quali: compresenza nelle aree di lavoro di più imprese esecutrici e di un elevato numero di lavoratori, autonomi o dipendenti, anche di diverse nazionalità; lavori svolti in tempi e spazi molto ristretti; vincoli architettonici dettati dal sito e presenza di più stand contigui nello stesso Quartiere fieristico”. E il documento ha indicato anche altri elementi che incidono sulle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro (SSL) di quanti operano nel settore (paragrafi dal 3.1 al 3.5).

Partendo da tali presupposti – continua il documento – “per una corretta analisi della filiera e per individuare le azioni e le buone pratiche in grado di incidere sulla riduzione dei rischi, è necessario prendere in considerazione le fasi di organizzazione di una manifestazione fieristica chiarendo i passaggi, le azioni e i compiti che organizzatori, gestori, espositori e allestitori, sono chiamati a svolgere durante tutto il processo produttivo”.

Il documento riporta poi, più nel dettaglio, alcune tra le criticità operative più diffuse.

Questa sono alcune criticità che riguardano gli aspetti di processo:

  • “Non omogenea definizione dei passaggi contrattuali e regolamentari, che definiscono i rapporti tra gestore e organizzatore dalle fasi di avvio di una manifestazione fieristica fino alla conclusione, con l’indicazione delle attività, i compiti e le responsabilità specifiche attribuite al gestore e all’organizzatore.
  • Possibile squilibrio tra la considerazione degli aspetti commerciali e di marketing nell’impostazione e nell’organizzazione di una manifestazione (scelta delle date, dei tempi, dei luoghi e delle modalità di organizzazione di tutto il processo produttivo delle manifestazioni) e le implicazioni tecniche, operative e di sicurezza sul lavoro.
  • Disomogeneità, frammentazione o, talvolta, non definizione dei compiti e delle competenze delle figure coinvolte nelle molteplici attività tecnico-organizzative messe in atto da tutti i soggetti attivi nella programmazione, progettazione e realizzazione di una manifestazione”.

Ad esempio, “l’eventuale assenza, nella fase progettuale, di una precisa definizione delle attività in capo al gestore e all’organizzatore, rende complessa la valutazione degli aspetti organizzativi, gestionali e tecnici che devono essere presi in considerazione (cronoprogramma delle attività, contenuti dei regolamenti di manifestazione, qualificazione professionale dei responsabili della progettazione, elaborati progettuali funzionali alle caratteristiche degli allestimenti, attività necessarie per le autorizzazioni e il controllo) ed integrati nei documenti della SSL”.

Le criticità operative nell’allestimento fieristico: gli aspetti documentali

Altre criticità riguardano poi gli aspetti documentali:

  • “Assenza di standard condivisi nei contenuti, nella forma, nell’articolazione, nel numero di regolamenti di Quartiere fieristico (QF) e di singola manifestazione.
  • Assenza di standard condivisi nei contenuti della modulistica rilasciata o ricevuta dai vari soggetti coinvolti a vario titolo nella manifestazione”.

In particolare il documento evidenzia:

  • “disomogeneità di elaborati omologhi predisposti per quartieri fieristici diversi;
  • uso diffuso di richiedere la compilazione di modulistica e dichiarazioni non sempre coerenti con il dettato normativo, pur se previste negli accordi contrattuali;
  • duplicazione di informazioni (nell’ambito di uno stesso polo fieristico) in documenti diversi legati a fasi distinte, ma fornite spesso nei medesimi termini e con lo stesso livello di approfondimento;
  • presenza di documenti contenenti informazioni inerenti la SSL non congruenti, predisposti in successione temporale dai diversi soggetti;
  • possibile inefficacia e/o disomogeneità delle azioni di indirizzo e controllo svolte direttamente dagli attori del processo”.

Si indica inoltre che la presenza degli elementi di criticità sopra evidenziati “è anche collegabile ad una carenza o disomogeneità nella definizione delle caratteristiche e del grado di complessità degli allestimenti, utile per l’individuazione di procedure, attività e controlli differenziati in relazione al tipo di manifestazione e di allestimento”.

Ad esempio in molti regolamenti di manifestazione “si introducono i termini ‘allestimento standard’ e ‘allestimento fuori standard’, che non risultano univocamente individuabili in quanto variabili da un QF ad un altro e in funzione della manifestazione. Tali termini, in generale, fanno riferimento ad una semplicità tecnico-realizzativa (standard) e ad una complessità tecnico-realizzativa (fuori standard) riferita prevalentemente agli aspetti strutturali”.

Per quanto attiene, invece, agli aspetti di salute e sicurezza sul lavoro, il grado di complessità “può essere inteso sia a livello tecnico-realizzativo, ma, soprattutto, a livello procedurale-organizzativo. In questo senso l’individuazione degli ‘allestimenti standard’ e ‘fuori-standard’ deve partire da una valutazione delle caratteristiche generali di ogni manifestazione e delle condizioni organizzative definite dagli organizzatori e dai gestori, nonché delle caratteristiche espositive e degli eventuali vincoli organizzativi introdotti dagli espositori”.

Tutti questi fattori – continua il documento – “possono avere effetti sulla SSL, introducendo rischi interferenziali anche in allestimenti con caratteristiche tecnico/realizzative apparentemente semplici. A tale scopo è necessario identificare dei parametri legati sia alle caratteristiche dell’allestimento e sia alle condizioni in cui questo allestimento dovrà essere realizzato – valutando criteri di integrazione e influenza reciproca di tali parametri – per stabilire i diversi livelli di complessità degli allestimenti e le attività conseguenti”.

Come determinare il grado di complessità degli allestimenti

Vengono poi proposti, come “primo passo per un’ipotesi di sistematizzazione del tema”, alcuni parametri utili che possono servire a determinare “il grado di complessità e meglio precisare la differenza tra allestimenti standard e fuori standard:

  1. caratteristiche dell’allestimento
    • superficie dello stand;
  • tipologia costruttiva;
  • altezza e interasse degli elementi strutturali;
  • innovazione, comunicazione e impatto visivo (‘effetto wow’);
  • funzioni, attività, esigenze espositive.
  1. condizioni di realizzazione
  • caratteristiche del Quartiere fieristico;
  • caratteristiche del padiglione;
  • caratteristiche del layout di manifestazione;
  • caratteristiche e tipologie degli stand confinanti;
  • tempi e modalità per l’allestimento e disallestimento dello stand;
  • tempi e modalità di esposizione delle merci;
  • interazioni tra strutture allestitive, appendimenti e impianti a supporto.

In conclusione si indica che tutte le condizioni descritte, anche in relazione all’assenza di un processo gestionale condiviso, “inducono molti dei soggetti giuridici individuati dal ‘ Decreto Palchi e fiere, in particolare gli espositori, ad avere una scarsa consapevolezza dei compiti e delle responsabilità connesse al proprio ruolo ed in particolare al ruolo di datori di lavoro committenti e datori di lavoro in tema di SSL, con un conseguente impatto sulla gestione delle attività tecniche e dei rischi, compresi quelli interferenziali”.

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